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6 Lug 2020

Buone riunioni: possono fare la differenza!

Illustrazioni di: MELANIA BIGI

Riunioni divertenti, circolari, a misura di persona e ben pianificate. Ecco il segreto per supportare correttamente la collaborazione e la partecipazione in azienda. Ne parliamo nella nuova puntata della rubrica "Verso le im-prese del futuro”, a cura di TARA facilitazione, Piano Bis e Italia che Cambia.

I team sono il cuore pulsante di ogni impresa. Attraverso di loro nascono le idee, si prendono decisioni, si instaurano relazioni con l’esterno e all’interno dell’azienda stessa. Se pensiamo a un’evoluzione dei nostri sistemi organizzativi e del nostro essere impresa che vada di pari passo con i cambiamenti che stiamo vivendo intorno a noi dobbiamo necessariamente partire da lì.

Come si incontrano i team, come decidono, come comunicano le persone al loro interno e come creano? Le risposte a queste domande sono lo specchio della cultura aziendale in cui sono immerse.

Quante volte abbiamo avuto esperienza di team formati da persone eccezionali che nel momento in cui si mettevano insieme però non riuscivano a trasformare questi talenti personali in un talento collettivo?Questo perché lavorare insieme non è scontato. Ha bisogno di pratiche e processi che supportano la collaborazione, la partecipazione e il benessere collettivo.

Immaginate una riunione: il luogo in cui il team si esprime, dà il meglio o il peggio di sé, il motore decisionale e creativo dei nostri processi aziendali. Se le riunioni sono lunghe, caotiche, noiose, poco partecipate difficilmente questo meglio può emergere e poi esprimersi all’esterno. Se la sensazione che abbiamo quando affrontiamo una riunione è quella che non vediamo l’ora che finisca per tornare alla nostra scrivania solitaria allora qualche cosa non funziona.

Le riunioni dovrebbero essere luoghi circolari (esatto, luoghi in cui ci si mette letteralmente in cerchio) dove le informazioni, le idee e i saperi possano esprimersi attraverso tutte e tutti. Dovrebbero essere luoghi in cui una leadership attenta e intelligente lascia spazio affinché emergano le idee di tutte/i, affinché quindi possano avere voci i diversi punti di vista in modo da vedere emergere una soluzione collettiva, creativa e inaspettata. Le idee non espresse sono potenziale lasciato andare.

Abbiamo bisogno di riunioni più produttive, efficaci e divertenti. In cui tutti trovano uno spazio di parola e possano dare il meglio di se. Come? Con alcuni strumenti che facilitino il dialogo e il confronto ed altri che permettano di avere tempi chiari e un ordine del giorno condiviso e visibile. Perché ci stiamo riunendo? Per quanto tempo? Quali sono gli obiettivi? E gli output di questa riunione? Se queste informazioni sono alla portata di tutti allora è più facile che possa emergere il contributo collettivo, che il processo che seguiremo sia visibile e che tutti arrivino alla riunione con le idee chiare.

Un esempio: quanti di voi si preparano prima della riunione stilando un buon ODG (la famigerata sigla dell’ordine del giorno)? L’ODG è la mappa della nostra riunione: ci indica i tempi, gli argomenti, i responsabili per ciascun tema e le informazioni di cui abbiamo bisogno. Con un buon ODG si perde meno tempo, il processo è più fluido e più chiaro e ognuno può sapere in ogni momento a che punto del percorso siamo senza sentirsi perso e quindi contribuire maggiormente.

Vi siete mai presi del tempo prima della riunione per rispondere a queste domande? Di chi ho bisogno per questa riunione? Questa è una riunione per decidere o per pianificare? Ho tutte le informazioni necessarie che possono farmi avanzare nel processo? Dedicare del tempo alla pianificazione della riunione significa guadagnarne! Mi permette di avere incontri più produttivi, efficaci e soddisfacenti. Ricordandomi che in ogni riunione c’è un prima (la pianificazione) un durante e un dopo (lo spazio per sistematizzare i contenuti emersi, per monitorare le decisioni prese, per inviare il verbale).

E per rendere le nostre riunioni più produttive non dimenticate di inserire una pausa se questa dura a lungo. Nella pausa abbiamo tempo di sedimentare ciò che è emerso e ricaricare le energie tornando con un’attenzione più focalizzata: la scienza ci dice che dopo 45 minuti l’attenzione e il nostro cervello rallentano.

E che dire della possibilità di avere un momento di confronto “umano”? Perchè non inserire nelle nostre riunioni un piccolo momento iniziale in cui connettersi come esseri umani oltre che come colleghi? Raccontarci come stiamo, come arriviamo alla riunione, una barzelletta o qualcosa di divertente che ci è accaduto per ridere insieme?

Noi lo chiamiamo check-in. Si fa un check-in per tastare l’atmosfera, per incontrarsi ad un livello differente dal solito che sviluppa empatia, connessione, fiducia, relazione sostenendo il team nella strada verso il ben-essere e verso la coesione tra le persone essenziale per affrontare le sfide che la riunione ci presenterà.

Perchè come dice Margaret Wheatley, “noi non abbiamo paura di coloro di cui conosciamo le storie” quindi tanto più conosciamo dei nostri compagni di viaggio tanto più ne avremo fiducia.

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